System EES a legalność pobytu cudzoziemca w Polsce – co musi wiedzieć pracodawca?

Elektroniczna rejestracja przekroczeń granicy zamiast pieczątek w paszporcie – nowe zasady kontroli pobytu krótkoterminowego i obowiązki pracodawców zatrudniających cudzoziemców.

Wprowadzenie europejskiego systemu wjazdu/wyjazdu EES (Entry/Exit System) istotnie zmieniło sposób dokumentowania przekraczania granic przez obywateli państw trzecich. Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców oznacza to konieczność zwrócenia szczególnej uwagi na prawidłową weryfikację legalności pobytu pracownika.

Od 12 października 2025 r. system EES był wdrażany stopniowo, natomiast od 10 kwietnia 2026 r. funkcjonuje w pełnym zakresie na zewnętrznych granicach 29 państw europejskich.

Dotychczasowe ręczne stemplowanie paszportów zostało zastąpione elektronicznym rejestrowaniem danych dotyczących wjazdów i wyjazdów, a także danych biometrycznych podróżnych.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i cudzoziemców?

1. Czym jest system EES i kogo obejmuje?

EES to europejski system informatyczny służący do elektronicznego rejestrowania wjazdów i wyjazdów obywateli państw trzecich, którzy podróżują do państw korzystających z systemu w ramach pobytu krótkoterminowego.

System obejmuje zasadniczo osoby:

• korzystające z ruchu bezwizowego;

• posiadające wizę krótkoterminową Schengen typu C.

W systemie zapisywane są m.in.:

• dane osobowe i dane dokumentu podróży;

• data i miejsce przekroczenia granicy zewnętrznej;

• dane biometryczne, w tym wizerunek twarzy i odciski palców;

• informacje o odmowie wjazdu.

System obejmuje 29 państw europejskich, w tym Polskę, Niemcy, Francję, Hiszpanię, Włochy, Czechy i Słowację, a także Norwegię, Szwajcarię, Islandię i Liechtenstein.

Irlandia i Cypr nie uczestniczą w systemie EES.

Warto pamiętać, że EES nie obejmuje wszystkich kategorii cudzoziemców. Zasadniczo poza rejestracją pozostają m.in. osoby posiadające zezwolenie na pobyt lub wizę długoterminową w państwie korzystającym z systemu, a także określone kategorie członków rodzin obywateli UE.

2. Zasada 90/180 dni – dlaczego ma tak duże znaczenie?

Jednym z najważniejszych elementów weryfikacji legalności pobytu cudzoziemca jest prawidłowe obliczenie liczby dni wykorzystanych w ramach ruchu bezwizowego lub pobytu na podstawie wizy krótkoterminowej.

Zgodnie z zasadą 90/180 cudzoziemiec może przebywać na terytorium państw strefy Schengen maksymalnie 90 dni w każdym ruchomym okresie 180 dni, o ile nie zachodzi szczególna podstawa prawna pozwalająca na dłuższy pobyt.

Nie oznacza to 90 dni w każdym państwie osobno.

Przykładowo, jeżeli obywatel państwa trzeciego przebywał:

• 30 dni w Niemczech,

• 20 dni w Czechach,

• 25 dni w Polsce,

to wykorzystał łącznie 75 dni dozwolonego pobytu krótkoterminowego.

Pozostaje mu zatem 15 dni, o ile nie występują inne okresy pobytu uwzględniane w obliczeniach.

Co istotne, do limitu wlicza się zarówno dzień wjazdu, jak i dzień wyjazdu.

3. Czy kopia paszportu wystarczy do potwierdzenia legalności pobytu?

To jedno z najważniejszych praktycznych zagadnień dla pracodawców.

Dotychczas pieczątki wjazdowe i wyjazdowe w paszporcie stanowiły podstawowy sposób ustalania historii przekraczania granic. Po wdrożeniu EES informacje te są rejestrowane elektronicznie.

W konsekwencji w przypadku cudzoziemca korzystającego z ruchu bezwizowego albo przebywającego na podstawie wizy krótkoterminowej sama kopia strony paszportu z danymi osobowymi nie musi pozwalać na ustalenie, czy jego pobyt w Polsce jest nadal legalny.

Pracodawca powinien w szczególności ustalić:

• Na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce.

• Kiedy nastąpił jego ostatni wjazd do strefy Schengen.

• Czy w ostatnich 180 dniach przebywał również w innych państwach strefy Schengen.

• Ile dni pobytu krótkoterminowego zostało mu jeszcze do wykorzystania.

• Czy planowany okres zatrudnienia mieści się w ramach przysługującego mu prawa pobytu.

W praktyce warto poprosić cudzoziemca o przedstawienie historii podróży, w tym dat wjazdów i wyjazdów, oraz dostępnych dokumentów potwierdzających te informacje.

Należy również pamiętać, że pracodawca nie uzyskuje automatycznie dostępu do centralnej bazy EES. System służy przede wszystkim właściwym organom kontroli granicznej i uprawnionym organom państw członkowskich.

4. Jak sprawdzić liczbę pozostałych dni pobytu?

Do weryfikacji dozwolonego okresu pobytu można wykorzystać oficjalne narzędzie Komisji Europejskiej, udostępnione w ramach systemu EES.

Narzędzie pozwala sprawdzić:

• czy planowany wjazd jest zgodny z limitem pobytu;

• ile dni pobytu krótkoterminowego pozostało do wykorzystania;

• czy planowany termin wyjazdu mieści się w dopuszczalnym okresie.

Oficjalny kalkulator:

https://travel-europe.europa.eu/pl/ees/check-how-long-you-can-stay.html

Ważne: kalkulator ma określone ograniczenia. W szczególności nie uwzględnia pobytów w strefie Schengen sprzed 10 kwietnia 2026 r. Dlatego przy weryfikacji historii podróży obejmującej wcześniejsze okresy należy samodzielnie uwzględnić również te pobyty. Narzędzie nie zastępuje kompleksowej analizy sytuacji prawnej cudzoziemca.

5. Obowiązki pracodawcy po wdrożeniu EES

Wprowadzenie elektronicznego systemu rejestracji granicznej nie zmieniło podstawowej odpowiedzialności pracodawcy za legalność zatrudnienia cudzoziemca.

Pracodawca przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy ma obowiązek:

• zweryfikować, czy posiada on ważny dokument uprawniający do legalnego pobytu w Polsce;

• sporządzić kopię dokumentu pobytowego i przechowywać ją przez wymagany prawem okres;

• upewnić się, że posiadany tytuł pobytowy pozwala na wykonywanie pracy;

• sprawdzić, czy cudzoziemiec posiada wymagany dokument legalizujący pracę lub korzysta z odpowiedniego zwolnienia z tego obowiązku.

Obowiązek weryfikacji nie kończy się w dniu zatrudnienia. Pracodawca powinien kontrolować, czy podstawa legalnego pobytu pozostaje ważna przez cały okres wykonywania pracy.

Szczególnej uwagi wymagają przypadki, w których legalność pobytu wynika z ruchu bezwizowego lub wizy krótkoterminowej, ponieważ uprawnienie do przebywania w Polsce może być ograniczone liczbą dni pozostałych do wykorzystania w ramach zasady 90/180.

6. Jakie działania warto wdrożyć w firmie?

W związku z funkcjonowaniem EES rekomendujemy pracodawcom wprowadzenie wewnętrznej procedury weryfikacji dokumentów pobytowych cudzoziemców.

Warto uwzględnić w niej następujące działania:

Przed rozpoczęciem zatrudnienia:

• weryfikacja paszportu i podstawy pobytu;

• ustalenie historii podróży cudzoziemca;

• obliczenie wykorzystanego i pozostałego limitu 90/180 dni;

• sprawdzenie, czy tytuł pobytowy pozwala na wykonywanie pracy.

W trakcie zatrudnienia:

• monitorowanie terminów ważności dokumentów;

• wyznaczenie daty kolejnej weryfikacji;

• kontrolowanie zmian statusu pobytowego;

• odpowiednie dokumentowanie przeprowadzonych czynności.

W przypadku cudzoziemców korzystających z ruchu bezwizowego szczególnie istotne jest ustalenie terminu kolejnej kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć sytuacji, w której pracownik utraci prawo do legalnego pobytu w trakcie wykonywania pracy.

7. Dlaczego warto skorzystać z profesjonalnej weryfikacji?

Prawidłowa ocena legalności pobytu cudzoziemca wymaga nie tylko sprawdzenia dokumentów, ale również uwzględnienia historii przekraczania granic, właściwych przepisów oraz indywidualnej sytuacji prawnej danej osoby.

Nieprawidłowa ocena statusu pobytowego może prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla cudzoziemca, jak i podmiotu powierzającego mu wykonywanie pracy.

Dlatego pracodawcy powinni traktować weryfikację legalności pobytu jako stały element zarządzania zatrudnieniem cudzoziemców, a nie wyłącznie formalność realizowaną w dniu podpisania umowy.

EVERLEGAL.pl – bezpieczeństwo zatrudnienia zaczyna się od legalnego pobytu

W EVERLEGAL.pl wspieramy pracodawców w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.

Pomagamy w:

• analizie podstaw legalnego pobytu;

• weryfikacji dokumentów pobytowych;

• ocenie możliwości legalnego zatrudnienia;

• analizie limitu pobytu 90/180 dni;

• przygotowaniu i prowadzeniu postępowań legalizacyjnych;

• monitorowaniu terminów i obowiązków związanych z legalizacją pobytu i pracy.

Nie ryzykuj nieprawidłowej oceny statusu pobytowego pracownika. Zadbaj o bezpieczeństwo prawne swojej firmy.

Skontaktuj się z nami i powierz weryfikację legalności pobytu specjalistom.

https://www.everlegal.pl/

WhatsApp: +48 668 668 171

office.everlegal.pl@gmail.com