Zmiany w legalizacji pracy cudzoziemców – co czeka firmy?

System legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce wchodzi w fazę intensywnych zmian. Projektowane rozwiązania mogą istotnie wpłynąć zarówno na sposób zatrudniania cudzoziemców, jak i na modele współpracy stosowane przez polskich przedsiębiorców.

Szczególnej uwagi wymagają dwa obszary: rozliczanie zadeklarowanego wymiaru czasu pracy cudzoziemców oraz outsourcing procesowy.

Ważne: poniższe informacje dotyczą projektowanych zmian. Ostateczny zakres obowiązków i termin wejścia poszczególnych rozwiązań w życie będzie zależał od przyjętych przepisów.

1. Koniec elastyczności w zakresie zadeklarowanej liczby godzin?

Jedną z istotnych planowanych zmian jest ograniczenie możliwości swobodnego zwiększania liczby godzin pracy cudzoziemca w stosunku do liczby godzin wskazanej w dokumentacji dotyczącej legalizacji pracy.

Co może to oznaczać w praktyce?

Projektowany limit 184 godzin miesięcznie dla cudzoziemców wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia może w praktyce zbliżyć tę formę zatrudnienia do stosunku pracy pod względem sposobu rozliczania czasu pracy.

Jeżeli cudzoziemiec zostanie zgłoszony do wykonywania określonej liczby godzin, zwiększenie tego wymiaru może wymagać dokonania odpowiedniej czynności lub uzyskania nowego dokumentu, nawet jeżeli zwiększenie liczby godzin wynika wyłącznie z większej liczby zamówień lub chwilowego wzrostu zapotrzebowania na pracę.

Oznacza to istotne ograniczenie dotychczasowej elastyczności przedsiębiorców.

Umowa o pracę – większa elastyczność

Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku umowy o pracę.

Przy tej podstawie zatrudnienia zmiana rzeczywistej liczby przepracowanych godzin w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy nie powinna powodować analogicznego obowiązku każdorazowego składania nowego dokumentu legalizacyjnego.

Z punktu widzenia pracodawców może to być kolejny argument za analizą, czy w przypadku konkretnych stanowisk bardziej korzystne będzie zatrudnienie cudzoziemca na podstawie umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.

Praca sezonowa – wyjątek

Projektowane rozwiązania przewidują również szczególne zasady dotyczące pracy sezonowej, w tym możliwość wykonywania pracy do 299 godzin.

Jest to jednak rozwiązanie o ograniczonym zastosowaniu i nie należy traktować go jako uniwersalnego sposobu na zwiększanie liczby godzin pracy cudzoziemców.

2. Outsourcing procesowy – nowe ryzyko dla przedsiębiorców

Drugim obszarem, który może mieć bardzo duże znaczenie dla przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców, jest outsourcing procesowy.

W praktyce coraz większe znaczenie będzie miało prawidłowe rozróżnienie pomiędzy rzeczywistym outsourcingiem procesu lub usługi a outsourcingiem pracowniczym, polegającym w rzeczywistości na udostępnieniu pracowników innemu podmiotowi.

Gdzie pojawia się problem?

Samo nazwanie umowy „outsourcingiem” nie przesądza jeszcze o jej rzeczywistym charakterze.

Ryzyko może pojawić się w szczególności wtedy, gdy:

• cudzoziemcy wykonują pracę bezpośrednio w siedzibie klienta firmy outsourcingowej;
• klient faktycznie organizuje i nadzoruje ich codzienną pracę;
• pracownicy są przypisani do konkretnych stanowisk u klienta;
• wynagrodzenie jest w praktyce uzależnione od liczby udostępnionych pracowników lub przepracowanych przez nich godzin;
• firma outsourcingowa nie ponosi rzeczywistej odpowiedzialności za realizację określonego procesu lub rezultatu.

W takich sytuacjach organ może zakwestionować przedstawiony model i uznać, że mamy w rzeczywistości do czynienia z udostępnieniem pracowników, a nie outsourcingiem procesu.

Nawet proste usługi mogą zostać zakwestionowane

Ryzyko nie dotyczy wyłącznie skomplikowanych modeli biznesowych.

Problematyczne mogą okazać się również usługi takie jak:

• sprzątanie,
• obsługa procesów produkcyjnych,
• pakowanie,
• sortowanie,
• magazynowanie,

jeżeli są wykonywane w zakładzie klienta, a sposób organizacji pracy wskazuje na faktyczne podporządkowanie pracowników temu klientowi.

W konsekwencji organ może próbować zakwalifikować dany model jako niedopuszczalne udostępnienie pracowników, a w określonych przypadkach również jako model odpowiadający pracy tymczasowej.

To samo rozwiązanie – różna ocena?

Dodatkowym problemem dla przedsiębiorców może być praktyka organów administracji.

Ten sam lub bardzo podobny model biznesowy może być oceniany odmiennie w zależności od właściwego województwa i konkretnego organu prowadzącego postępowanie.

Dlatego przedsiębiorca nie powinien ograniczać się wyłącznie do analizy nazwy zawartej umowy. Kluczowe jest ustalenie, jak współpraca wygląda w rzeczywistości.

Co powinni zrobić pracodawcy już teraz?

Przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców powinni przeanalizować swoje obecne modele współpracy i przygotować się na nowe wymagania.

W szczególności warto:

1. Przeprowadzić przegląd wymiaru czasu pracy cudzoziemców

Zweryfikować, ile godzin cudzoziemcy faktycznie wykonują i czy zadeklarowany wymiar odpowiada rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa.

2. Przeanalizować umowy cywilnoprawne

Sprawdzić, czy w przypadku konkretnych stanowisk korzystniejszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem nie będzie przejście z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę.